Fiscalização do trabalho: como conduzir a ação fiscal e o que fazer com o auto de infração

A chegada de um auditor-fiscal do trabalho costuma ser tratada como evento imprevisível. Não é: a ação fiscal tem procedimento definido em lei, hipóteses em que a orientação precede a sanção, prazos conhecidos e um conjunto de documentos que será pedido em praticamente todos os casos. Empresas que preparam esse conjunto antes conduzem a fiscalização; as demais são conduzidas por ela.

O que o auditor pode exigir

A CLT assegura ao agente da inspeção livre acesso a todas as dependências dos estabelecimentos sujeitos ao regime da legislação, obrigando as empresas, por seus dirigentes ou prepostos, a prestar-lhe os esclarecimentos necessários ao desempenho de suas atribuições legais e a exibir, quando exigidos, quaisquer documentos que digam respeito ao fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho (art. 630, § 3º).

O § 4º do mesmo artigo determina que os documentos sujeitos à inspeção permaneçam nos locais de trabalho, admitindo-se por exceção, a critério da autoridade competente, que sejam apresentados em dia e hora previamente fixados. Na prática atual, com documentação majoritariamente digital, essa regra se traduz na capacidade de produzir os registros com rapidez — o que depende de organização anterior, não de esforço durante a visita.

Quando a orientação vem antes da sanção

O art. 627 estabelece o critério da dupla visita, destinado a promover a instrução dos responsáveis. Ele se aplica em duas hipóteses: quando ocorrer promulgação ou expedição de novas leis, regulamentos ou instruções ministeriais, caso em que, exclusivamente quanto a esses atos, será feita apenas a instrução dos responsáveis; e quando se realiza a primeira inspeção de estabelecimentos ou locais de trabalho recentemente inaugurados ou empreendidos.

Há ainda o art. 627-A, que admite a instauração de procedimento especial para a ação fiscal, com o objetivo de orientar sobre o cumprimento das leis de proteção ao trabalho e de prevenir e sanear infrações mediante Termo de Compromisso, na forma disciplinada no Regulamento da Inspeção do Trabalho. Quando aplicável, esse é o melhor cenário possível: corrige-se o desvio, com prazo pactuado, sem a sanção.

Fora dessas hipóteses, a discricionariedade é limitada. O art. 628 determina que a toda verificação em que o auditor concluir pela existência de violação de preceito legal deve corresponder, sob pena de responsabilidade administrativa, a lavratura de auto de infração. Argumentar boa-fé durante a inspeção não substitui a comprovação documental do cumprimento.

Como se comportar durante a ação fiscal

A condução da visita tem efeito direto no resultado. Alguns cuidados são elementares e, ainda assim, frequentemente ignorados:

• Designar previamente quem recebe a fiscalização e quem a acompanha — a pessoa deve conhecer a operação e ter acesso à documentação, e não ser a primeira que estiver na recepção.
• Identificar o auditor e registrar o escopo declarado da ação fiscal, o que orienta o que será solicitado.
• Atender ao que for requisitado dentro do prazo fixado, pedindo formalmente dilação quando o volume justificar, em vez de simplesmente não apresentar.
• Entregar o que foi pedido, sem ampliar espontaneamente o escopo com documentos não solicitados.
• Registrar internamente o que foi entregue, com data e forma de entrega, para reconstruir o histórico depois.
• Comunicar imediatamente a assessoria jurídica, sobretudo quando a ação fiscal envolver saúde e segurança, terceirização ou trabalho de terceiros nas dependências.
• Orientar a equipe sobre o dever de colaborar e sobre o que não fazer: alterar registros, orientar respostas de empregados ou produzir documento durante a visita são condutas que transformam uma autuação administrativa em problema de outra ordem.

O auto de infração e o prazo de dez dias

Lavrado o auto, a via é entregue ao infrator contra recibo, ou enviada dentro de dez dias da lavratura (art. 629). O auto não tem seu valor probante condicionado à assinatura do infrator ou de testemunhas — recusar-se a assinar não o invalida e apenas suprime uma oportunidade de registrar ressalva.

A defesa deve ser apresentada em dez dias contados do recebimento do auto (art. 629, § 3º). O prazo é curto para quem precisa localizar documentos de períodos anteriores; é confortável para quem mantém a documentação organizada. A defesa administrativa bem construída costuma atacar, conforme o caso, a inexistência material da infração, o enquadramento legal adotado, a ocorrência de hipótese de dupla visita ou a dosimetria da multa.

Quando a infração efetivamente ocorreu, a correção imediata e documentada tem valor, ainda que não afaste automaticamente a penalidade: demonstra cessação e boa-fé, elementos que costumam repercutir na avaliação da conduta e em eventual reincidência.

O Domicílio Eletrônico Trabalhista muda o relógio

O art. 628-A instituiu o Domicílio Eletrônico Trabalhista, destinado a cientificar o empregador de atos administrativos, ações fiscais, intimações e avisos em geral, e a receber do empregador documentação eletrônica exigida no curso de ações fiscais, bem como defesa e recurso. As comunicações realizadas por esse meio dispensam publicação no Diário Oficial da União e envio postal e são consideradas pessoais para todos os efeitos legais.

A consequência operacional é direta: o prazo começa a correr com a ciência eletrônica, independentemente de alguém ter aberto a mensagem. Caixa sem responsável designado, sem rotina de verificação e sem procuração eletrônica atualizada é a forma mais comum de perder prazo de defesa sem sequer saber que ele existia.

A preparação que reduz o risco

O melhor momento para se preparar para a fiscalização é aquele em que ela não está acontecendo. Isso significa manter atualizado e prontamente acessível o conjunto de documentos que compõe o núcleo de qualquer ação fiscal: registros de empregados e contratos, controles de jornada, recibos de pagamento e comprovantes de recolhimento, documentação de saúde e segurança do trabalho, contratos e comprovações relativas a prestadores de serviço, e as normas internas divulgadas.

Empresas que fazem revisão preventiva periódica chegam à ação fiscal com o mesmo material que já examinaram internamente. As que não fazem descobrem, no prazo de dez dias, aquilo que teriam corrigido com calma meses antes.